Mục tiêu: Quản lý trơn tru nhưng chặt chẽ quy trình để lựa chọn đề xuất giá trị tốt nhất trong môi trường cạnh tranh và quy định, và thực hiện hợp đồng với nhà thầu phù hợp và đáng tin cậy nhất.

Nhiệm vụ:

• Giới thiệu đấu thầu;
• Nhà thầu đủ điều kiện (và lọt vào danh sách của họ trong một số quy trình);
• Các vấn đề làm rõ;
• Đối thoại, tương tác hoặc đàm phán hợp đồng - trong các quy trình tương tác;
• Đóng RFP và ký hợp đồng phát hành thư mời đề xuất (ITP - Invitation to Propose) - trong các quy trình tương tác;
• Đánh giá các đề xuất;
• Đàm phán đề xuất - trong một số quy trình;
• Quyết định và mời ký hợp đồng;
• Kiểm tra các điều kiện tiền lệ và ký hợp đồng;
• Kết luận tài chính.

Hoạt động chính trong giai đoạn này là quản lý quy trình đấu thầu vì nó đã được thiết kế và điều chỉnh thông qua RFQ và RFP. Quá trình nên được quản lý thông suốt nhất có thể để tối đa hóa giá trị vốn có trong dự án.

Nói chung, có bốn giai đoạn chính mà bất kỳ quá trình đấu thầu có thể được chia.

• Sơ tuyển (trong đấu thầu mở với giai đoạn sơ tuyển) hoặc danh sách rút gọn (trong một quy trình với danh sách rút gọn hoặc lựa chọn trước các ứng cử viên);
• Thời gian đấu thầu từ khi khởi động đến khi nộp hồ sơ dự thầu hoặc tiếp nhận (trong đấu thầu mở mà không cần sơ tuyển) hoặc từ lời mời chào hàng (hoặc để đàm phán) thông qua việc gửi giá thầu trong các quy trình khác;
• Đánh giá thầu (bao gồm trình độ trong đấu thầu mở một giai đoạn) và trao thầu - cơ quan mua sắm nhận, phân tích / đánh giá, đánh giá và chọn người chiến thắng (thường được gọi là nhà thầu ưu tiên); và
• Ký hợp đồng hoặc kết thúc đàm phán (từ quyết định trao thầu cho đến ngày hợp đồng có hiệu lực) - đóng tài chính có thể xảy ra vào cuối giai đoạn này hoặc sau đó sau khi ký hợp đồng.